Jak przygotować firmę na audyt finansowy? Praktyczne wskazówki i checklisty

Wielu właścicieli mniejszych firm reaguje na wieść o zbliżającym się audycie finansowym nerwowo. To zrozumiałe – sama myśl o przeglądzie dokumentacji finansowej, faktur i rozliczeń potrafi wywołać stres. Jednak odpowiednie przygotowanie, wsparte praktycznymi narzędziami, może sprawić, że audyt stanie się nie tylko formalnością, ale także okazją do usprawnienia funkcjonowania firmy. Jako praktycy interim managementu, wspierający mniejsze firmy w rozwoju i profesjonalizacji, wiemy, jak duże znaczenie ma ład księgowy, przejrzystość i dobra organizacja. W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak przygotować się do audytu finansowego, nie tracąc przy tym głowy ani pieniędzy.

Znaczenie audytu finansowego dla firmy

Audyt finansowy to nie tylko kontrola, ale przede wszystkim narzędzie zapewniające bezpieczeństwo i wiarygodność firmy. W przypadku mniejszych firm – spółek z o.o., fundacji, a nawet jdg korzystających z dotacji czy finansowania zewnętrznego – audyt księgowy bywa obowiązkowy. Celem audytu jest sprawdzenie, czy sprawozdania finansowe są rzetelne, zgodne z przepisami i odzwierciedlają rzeczywisty stan finansowy przedsiębiorstwa.

Z badań przeprowadzonych przez PwC Polska w 2023 roku wynika, że ponad 60% małych i średnich firm postrzega audyt jako szansę na poprawę procesów wewnętrznych. Co więcej, przejrzystość finansowa buduje zaufanie partnerów biznesowych i instytucji finansujących.

Podstawowe kroki w przygotowaniu do audytu

Jak przygotować się do audytu, by nie zaskoczył nas w najmniej odpowiednim momencie? Kluczem jest systematyczność i planowanie.

1. Zaplanuj audyt z wyprzedzeniem – ustal ramy czasowe, osoby odpowiedzialne i zakres przeglądu.
2. Przeanalizuj poprzednie kontrole – sprawdź, czy w przeszłości pojawiały się nieprawidłowości i jak zostały skorygowane.
3. Skonsultuj się z biurem rachunkowym – ustal, jakie dokumenty powinny zostać przygotowane, kto je gromadzi i jak będą przekazywane audytorom.
4. Zorganizuj dokumentację – uporządkuj wszystkie dane finansowe, umowy, ewidencje, deklaracje podatkowe.
5. Zidentyfikuj potencjalne ryzyka – np. nieterminowe rozliczenia, brak polityki rachunkowości, zaległe sprawozdania.

Dokumenty potrzebne do audytu w firmie

Zebraliśmy najczęściej wymagane dokumenty do audytu w firmie, które warto przygotować z wyprzedzeniem:

• zestawienia obrotów i sald kont księgowych,
• księgi rachunkowe (główna, pomocnicze),
• rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
• deklaracje podatkowe (VAT, CIT, PIT),
• potwierdzenia sald z kontrahentami,
• raporty kasowe i bankowe,
• listy płac i umowy z pracownikami,
• faktury sprzedaży i zakupu,
• umowy z kontrahentami,
• inwentaryzacja majątku,
• dokumenty ZUS, PFRON, deklaracje roczne.

Warto przygotować też politykę rachunkowości oraz plan kont – nawet w małej firmie to podstawowe narzędzia zapewniające przejrzystość.

Przygotowanie zespołu księgowego do audytu

W przypadku wielu mniejszych firm księgowość prowadzona jest przez biura rachunkowe. Współpraca z nimi w kontekście audytu wymaga jasnych ustaleń i dobrej komunikacji. Co warto zrobić?

• Zapewnij kontakt bezpośredni z audytorem.
• Poproś biuro o wskazanie osoby odpowiedzialnej za przygotowanie dokumentów.
• Ustal harmonogram przekazywania danych.
• Omów sposób udostępniania dokumentów (np. chmura, system księgowy online).
• Przypomnij zespołowi o znaczeniu terminowości i dokładności.

Audyt księgowy w małej firmie nie musi oznaczać chaosu, jeśli komunikacja z biurem rachunkowym przebiega sprawnie.

Strategie zarządzania podczas audytu księgowego

Zarządzanie firmą w trakcie audytu wymaga od lidera koncentracji i elastyczności. Kluczowe strategie:

• Przydziel wewnętrznego koordynatora audytu – najlepiej osobę znającą dokumentację i procesy.
• Informuj zespół o audycie – nawet w mikrofirmie każdy powinien wiedzieć, że trwa kontrola.
• Zadbaj o dostęp do informacji – dokumenty muszą być szybko dostępne.
• Reaguj na pytania audytora – sprawnie, rzeczowo, bez emocji.
• Analizuj wnioski z audytu – to szansa na rozwój firmy, nie tylko na zaliczenie kontroli.

Checklisty wspierające przygotowanie do audytu

Jednym z najskuteczniejszych narzędzi, z jakich korzystamy w naszej praktyce interim managementu, są checklisty. Pozwalają uporządkować przygotowania, delegować zadania i śledzić postępy.

Przykładowe elementy checklisty "audyt finansowy firmy checklist":

· Zestawienie sald kont księgowych (Bilans próbny)
Upewnij się, że wszystkie konta księgowe są zamknięte i zbilansowane, a saldo zgadza się z rzeczywistością finansową firmy.

· Umowy i dokumenty prawne
Zgromadź wszystkie aktualne umowy (najmu, leasingu, kontrakty handlowe, kredyty, gwarancje), które mogą podlegać analizie audytora.

· Dokumentacja środków trwałych i amortyzacji
Przygotuj rejestr środków trwałych, potwierdzenia zakupu, protokoły przyjęcia, harmonogramy amortyzacji i ich odpisy.

· Potwierdzenia sald z kontrahentami
Zadbaj o potwierdzenie należności i zobowiązań z kluczowymi klientami i dostawcami – audytorzy często proszą o niezależną weryfikację tych danych.

Przygotowanie firmy do kontroli finansowej to proces, który nie musi wiązać się z nerwami i niepewnością. W naszej praktyce interim managementu przekonaliśmy się, że kluczowe są: jasno określone role, dobre relacje z biurem rachunkowym, porządek w dokumentach i checklisty. Audyt to nie tylko formalność, ale narzędzie rozwoju i profesjonalizacji firmy.

Jeśli chcesz mieć pewność, że na bieżąco trzymasz rękę na finansowym pulsie Twojej firmy, możesz skorzystać np. z naszego pakietu kluczowych plików, które pomogą Ci ogarnąć wszystkie aspekty firmowej kasy.