Kiedy najlepiej podpisać z pracownikiem zgodę pracownika na wykorzystanie wizerunku?

Wizerunek pracownika w materiałach firmowych i promocyjnych to skuteczny sposób na budowanie marki oraz zwiększenie autentyczności komunikacji. Warto jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami RODO i Kodeksem Cywilnym, zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika musi być świadoma i dobrowolna. Brak formalnego pozwolenia może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym roszczeń o odszkodowanie.

W jakich sytuacjach pracodawca może legalnie wykorzystywać zdjęcia pracownika? Czy zgoda powinna być podpisana przy zatrudnieniu, czy lepiej poczekać na konkretną sytuację, np. kampanię promocyjną? A co, jeśli pracownik zdecyduje się cofnąć swoją zgodę? Dzisiaj przedstawimy najlepszy moment na zgodę na wizerunek, omówimy kluczowe aspekty prawne oraz podpowiemy, jak prawidłowo sporządzić dokument, aby zabezpieczyć firmę przed ewentualnymi roszczeniami. Zostań z nami i sprawdź poniższe podpowiedzi!

Czy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika? Podstawy prawne

Zdjęcie pracownika zamieszczone na stronie internetowej firmy, w broszurach promocyjnych czy w mediach społecznościowych wymaga jego wyraźnej zgody. Czy pracodawca może używać zdjęć pracownika bez podpisanego dokumentu? Nie, ponieważ zgodnie z art. 81 Kodeksu Cywilnego każda publikacja wizerunku wymaga zgody osoby uwiecznionej na zdjęciu, chyba że dotyczy postaci powszechnie znanej lub została wykonana na zlecenie służbowe.

Firmy, które chcą uniknąć problemów prawnych, powinny zadbać o pozyskanie zgody na wizerunek w firmie na odpowiednim etapie współpracy. Dzięki temu minimalizują ryzyko roszczeń i zapewniają zgodność z przepisami.

Kiedy konieczna jest zgoda na wykorzystanie wizerunku?

Podpisanie zgody jest wymagane w każdej sytuacji, gdy zdjęcie pracownika zostaje wykorzystane do celów promocyjnych. Zgoda na publikację wizerunku w firmie powinna obejmować zarówno formy drukowane (np. katalogi, ulotki), jak i cyfrowe (strony internetowe, media społecznościowe).

Nie jest natomiast konieczna, gdy wizerunek pracownika pojawia się wyłącznie w kontekście wewnętrznych materiałów firmowych, np. identyfikatorów czy systemów komunikacyjnych W takich sytuacjach prawa pracownika dotyczące wizerunku nie są naruszane.

W jakich sytuacjach warto podpisać zgodę?

Oto 4 sytuacje, kiedy podpisać zgodę na wizerunek z pracownikiem.

Podczas zatrudnienia – w umowie lub jako osobny dokument

Zgoda na wizerunek przy umowie o pracę jest wygodnym rozwiązaniem, które pozwala uregulować kwestię już na początku współpracy. Jak pozyskać zgodę na wizerunek w tym momencie? Może być dodana jako aneks lub odrębny dokument, określający zakres i sposób wykorzystania wizerunku. To pierwszy moment, kiedy podpisać zgodę na wizerunek.

Przed udziałem w kampanii promocyjnej firmy

Jeśli pracownik ma wziąć udział w materiałach reklamowych, najlepiej uzyskać od niego zgodę na wykorzystanie wizerunku pracownika tuż przed nagraniem wideo lub sesją zdjęciową. Warto zadbać, by dokument uwzględniał formę, czas trwania oraz obszar publikacji zdjęć.

Podczas tworzenia materiałów wizerunkowych (zdjęcia, filmy, media społecznościowe)

Firmy często promują swoją kulturę organizacyjną za pomocą zdjęć zespołu w mediach społecznościowych. Jeśli odpowiednie dokumenty przy zatrudnieniu nie zostały wypełnione, w tym momencie konieczna jest zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika, jeżeli zdjęcie będzie użyte w celach zewnętrznych.

W przypadku eventów firmowych i integracji

Właściwa procedura podpisania zgody na wizerunek może zostać przeprowadzona przy eventach. Pracownicy często biorą udział w imprezach firmowych, które są relacjonowane w mediach. Aby zabezpieczyć firmę przed ewentualnymi roszczeniami, warto stosować procedurę podpisania zgody na wizerunek przed wydarzeniem.

Jak powinna wyglądać zgoda na wykorzystanie wizerunku?

Jak napisać zgodę na wykorzystanie wizerunku, aby była skuteczna i zgodna z prawem? Dokument powinien zawierać:

• Dokładne dane pracownika i pracodawcy
• Cel i zakres wykorzystania wizerunku (np. strona firmowa, katalogi, media społecznościowe)
• Czas obowiązywania zgody – czy jest ona bezterminowa, czy ograniczona do określonego okresu
• Możliwość cofnięcia zgody i procedurę jej odwołania
• Podpis pracownika oraz data sporządzenia dokumentu

Dobrze przygotowana zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku to podstawa prawnej ochrony zarówno dla pracownika, jak i dla firmy.

Czy pracownik może cofnąć zgodę? Skutki i konsekwencje

Kiedy pracownik może cofnąć zgodę na wizerunek? Zgodnie z przepisami, każda zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Jednak jeśli materiały zostały już opublikowane i wykorzystane, ich usunięcie może być problematyczne.

Jak zabezpieczyć firmę przed roszczeniami za wykorzystanie wizerunku? Kluczowe jest precyzyjne określenie warunków w umowie i zapewnienie, że publikacja zdjęć nie narusza praw pracownika. Warto również dodać klauzulę o ograniczonej możliwości wycofania zgody w przypadku materiałów archiwalnych.

Precyzyjnie sformułowany dokument chroni przed ewentualnymi roszczeniami i zapewnia legalność działań promocyjnych. Aby uniknąć problemów prawnych, warto stosować sprawdzone procedury i przechowywać zgody w dokumentacji pracowniczej.